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管理不仅仅是符合流程,还要优化流程本身

引言

很多时候,企业会出现类似下面的假设情况:

一家工厂的工序卡写得清清楚楚,工人一步不差地照做,成品率却迟迟上不去。后来才发现,第一道工序的定位公差就定错了——后面几十道工序再标准,也只是在精确地制造不合格品。

这个例子说的不是谁不守规矩,而是一个更根本的问题:有可能企业某些流程本身是错的,执行再完美也救不回来。 因此,企业管理不能只盯着“有没有符合流程”,还得把同样多的心力放在“流程本身对不对”上。符合流程,解决的是执行问题;校验流程,解决的才是方向问题。方向错了,反而执行力越强,偏离越远。

 

一、企业工作流程不是天然正确的,它只是一种“假定成立”的设计

我们容易把流程当成真理,是因为它一落地就有了正式的样子:白纸黑字、编号归档、系统里设了必经节点。可流程的源头,不过是一个人(或一群人)在某个时点上的判断:事情该分几步、谁来做、按什么顺序、卡什么标准。

既然是判断,就可能判断错,也可能过时。以下为几种流程错误类型:

-它可能在初始就错。比如把“客户先付款”设为发货的前置条件,可这类客户要的是账期,流程一卡,订单直接没了。不是执行走了样,是流程把生意的逻辑弄反了。

-它可能在标准上错。质检要求检测五项,真正决定成败的那一项偏偏不在表里。流程被完整执行,不合格品照样出厂。

-它可能在结构上错。A 的事要 B 先确认,B 的确认又依赖 C 的数据,C 要等 A 的结果。三个环节各自合理,拼起来是个死循环,谁都没法开工。

-它也可能在时点上错。流程是三年前业务量小时设计的,那时一天十单,现在一天一千单,还按老路径一圈圈走,不是人慢,是路线本身装不下今天的量。

这些都不是执行偏差,是工作流程上的设计偏差。而设计偏差最狡猾的地方,就是它披着“合规”的外衣。

 

二、只盯符合度,会系统性地放过真正的问题

为什么企业常常只顾着查流程有没有被遵守,却很少查流程对不对?因为这套做法更容易。

符合度看得见:签字有没有、时限超没超、表单齐不齐,一眼能数。流程对不对却得动脑子:要懂业务、要敢质疑定规矩的人、要承认当初的设计是错的。前者是检查,后者是审判——审判的对象还包括制定流程的那个人,也就是企业管理者自己。

于是考核导向会悄悄变形。奖励“按时走完”,却不为“走出了错误结果”负责;表扬零违规,却对流程制造的返工、投诉、流失视而不见。久而久之,组织形成一条隐性铁律:只要流程没错,结果错了也不是我的事。

于是错误被锁死。流程一被写进制度,就有了自我保护能力:谁提修改,都要先证明“现在的确实不行”。可最有力的证据往往是一次事故,而我们都希望不必等到事故发生才去改。

这里要分清两件事:本文并不主张削弱执行,也不认为流程可以随意跳过。恰恰相反,一个本身正确的流程,才值得被严格执行;企业花力气校验流程,正是为了不让大家的认真白费。

 

三、把“流程的正确性”变成一项正经工作

流程该不该对,不能靠灵光一现一时灵感。它需要被当成和经营、质量一样正经的一件事来管。

第一,先定义什么叫“对”。 一条流程对不对,不看它长得规不规范,而看它指向的结果。发货流程的对,是又快又准又少纠纷;招聘流程的对,是招来的人能留下、能出活。先立住结果指标,流程才有被检验的尺子,而不是用自己的步骤证明自己正确。

第二,从源头复盘,而不是从执行复盘。 结果不理想时,把链条摊开,一步步问:如果这一步完全按设计执行,下一步会怎样?顺着推到终点,常能直接撞上那个根子上的错。很多“执行力问题”,这样一推就现形成“第一步就画错了”。

第三,让懂现场的人参与设计。 流程常是坐在会议室里定的,而它真正呼吸的地方在一线。定流程的人和跑流程的人中间,隔着对真实卡点的感知。不是要人人投票,而是设计环节必须有现场声音,否则流程的正确性从第一天起就是未被验证的。

第四,承认它会老,给它设“年检”。 业务变了、工具换了、规模涨了,流程就该被重新审一遍。把核心流程定期过一遍,问三个问题:它要解决什么问题?这个问题还在吗?有没有更对的做法?改不动的,说明为什么必须这么拧;说得清的,就动手改。版本留痕,谁改的、为什么改,明明白白。

 

总结

符合流程,是把事做对;校验流程,是先确保做的是对的事。

一个只奖励“照着做”的企业,会培养出整齐的执行,也可能养出一整套精确的无效。而一个敢问“这条流程本身对不对”的组织,才配得上大家的认真——因为没有人会心甘情愿地把力气,花在一个从起点就画错的圆圈里。

企业管理的功课,一半在让人走好路,一半在确认这条路通向哪里。

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