企业给客户分享资料怎么控访问？zyplayer-doc四种分享方式详解

企业给客户分享资料怎么控访问？zyplayer-doc四种分享方式详解

给客户发资料时，有时只是一篇操作说明，有时是一整套交付文档。把内部文档地址直接发出去，客户未必能打开；把整个空间都开放，又可能包含不该对外提供的草稿。分享范围和访问条件，应该跟着交付内容一起确定。

zyplayer-doc支持单文档、按目录、按空间和文集四种分享方式。企业可以先决定提供哪些资料，再选择访问密码或登录验证，最后用客户视角打开链接核对效果。

只发一篇说明：单文档分享

适合把某个功能的操作步骤、维修说明或一份交付文档发给客户。打开文档的“单页公开分享”，将“包含子文档”设为“否”，按需要填写访问密码和有效期，再开启分享并复制链接。

• 范围明确： 链接只展示当前文档，不会因为目录下还有其他资料，就把整组内容发出去。

• 可以限时： 临时交付时设置有效期，到期后这条分享不再按原设置继续提供访问。

• 无需登录： 单文档分享不支持登录验证。未设置密码时，获得链接的人即可访问；设置密码后，需要通过密码验证。

发一组资料：按目录分享

客户需要查看“安装与使用”目录下的多篇文档时，可以在目录的分享设置里将“包含子文档”设为“是”。访问者通过一个链接浏览当前目录和下级文档，不必收到多条单页链接。

目录分享同样可以设置访问密码和有效期，也不支持登录验证。发布前要检查目录下的附件与草稿；后续往这个目录新增资料时，也要确认它是否适合继续对外展示。

发布完整手册：按空间分享

需要对外提供某款产品的完整手册时，可以在空间设置中开启“发布到互联网”，再按需配置“登录验证”或“空间密码访问”。保存后复制开放页面链接，检查目录和正文。

• 不设登录和密码： 获得链接的人可以直接查看。

• 开启登录验证： 访问者需要先登录系统账号。

• 设置访问密码： 访问者需要通过密码验证；也可以与登录验证同时开启。

登录验证检查的是“有没有登录”，并不会自动把访问者限定为某个空间的成员。只允许指定内部人员查看的资料，应使用空间、目录或文档授权管理；对外分享是另外的访问入口。

多套产品资料放一个入口：文集分享

企业有多个产品空间，可以用开放文集把产品介绍、部署教程和接口说明组合起来，统一设置导航与展示顺序。文集的“基本信息”里可以开启登录验证或访问密码，保存配置后再发布。

客户从一个文集入口浏览多套资料，售后人员也容易给出统一链接。需要调整公开范围时，检查文集菜单关联了哪些空间或目录；停止发布时，在文集列表将文集下线。

登录验证和访问密码怎么选

两者检查的东西不同。登录验证要求访问者使用系统账号，访问密码要求对方知道这次分享的密码。空间与文集可以同时开启两项，客户需要先登录，再通过密码验证。单文档与目录分享没有登录验证选项，只能按需设置访问密码。

如果希望只有企业内部指定人员阅读一份资料，就不要把“开启登录验证”等同于“只限空间成员”。登录验证本身不检查成员名单；内部人员范围应由空间、目录或文档授权控制。涉及客户资料时，最好先确定是否确实需要对外分享，再选开放入口。

发链接前，最后检查什么

• 确认分享内容： 用未登录窗口打开链接，看目录、下级文档和附件，排除内部草稿与不应公开的资料。

• 确认验证方式： 单文档和目录可用访问密码，空间和文集还可开启登录验证。若要让客户另外输入密码，应复制普通链接并单独告知密码；“带密码的链接”本身包含密码。

• 确认其他入口： 同一文档可能既有单文档链接，又被加入文集。取消一个分享，不代表其他入口也会关闭。

• 确认停止分享： 单文档或目录在原窗口取消分享，空间关闭“发布到互联网”，文集下线；随后重新打开旧链接验证结果。

• 确认原文可开放： 文档自身或上级目录还可能设置“可见范围”，其中“开放文档可见”会影响对外展示。发布后发现某篇文档缺失时，要连同该设置一起检查。

企业可以按交付范围选择：一篇说明用单文档分享，一组教程用目录分享，整套产品手册用空间分享，多套产品共用入口则用文集。先拿一份真实客户资料配置一次，再用未登录窗口、登录账号和密码验证分别测试，发出的链接才符合预期。